האם פתרון לבעיות בבית העסק טמון בתוכנה? ברוב המקרים לא

לא פעם עסקים קטנים כגדולים מזהים נקודות תורפה בתפעול השוטף של העסק. בעיות בתחום ניהול המלאי שלא ממש מתנהל, בעיות בתחום אספקת מוצרים שלא ממש מגיעים על פי התכנון, בעיות באיסוף מוצרים תקולים (החזרות) שם הבעיה חמורה אף יותר, מוקד איליו מגיעות פניות של לקוחות שלא מקבלים מענה מקצועי אם בכלל. כל זה קורה יותר ממה שאנחנו רוצים. בהרבה מהמקרים אתה כמנהל כלל לא מודע לעומק הבעיה. את התוצאה של נקודות תורפה אלה רואים בשורת הרווח ובנטישת לקוחות. מנהלים רוצים לפתור בעיות ובדרך כלל נוטים לפתרון טכנולוגי שייתן מזור לבעיות אלו.י

פיטר דרוקר,  יועץ עסקי אמריקאי הנחשב לגורו עולמי בתחום, אמר כבר לפני שנים רבות “שלפני שאתה עושה את הדברים בצורה הנכונה תעשה את הדברים הנכונים”. במילים אחרות לפני שאתה מקבל החלטות אופרטיביות תבחן האם אתה מבצע את הפעילויות הנכונות ורק לאחר מכן תבחן האם אתה מבצע אותן בצורה הנכונה. ניתן לעשות אנלוגיה בהקשר זה לאותו חוטב עצים ביער שעשה הכל על מנת לעמוד במכסה היומית שלו. הוא הגיע ליער הרבה לפני כולם, עזב את היער הרבה אחרי כולם ולא פעם קיבל סיוע מחוטבים אחרים כל זאת על מנת לעמוד ביעד. דבר אחד הוא לא עשה, לבחון את הגרזן אתו הוא חוטב. את העצים לרוע מזלו, גם חבריו לא זיהו שהבעייה היא בגרזן למרות רצונם הטוב לעזור.י

הדבר הבסיסי שעסק צריך לעשות על מנת לשפר את ביצועיו זה לבחון את הערך המוסף בכל פעילות אותה הוא מבצע בשרשרת התפעולית. במידה ולא מזהים ערך מוסף בפעילות מסויימת סביר להניח שניתן לעשות אותה בדרך שונה. מכוח ההרגל עסקים נוטים לבצע פעילויות שמלכתחילה לא תורמות לרווחיות העסק אלה עושים אותם בגלל ש”כך נהוג לעשות את זה”. יש מנהלים הטוענים, שיש פעילויות שהן קריטיות להצלחת העסק למרות שהן לא בליבה העסקית של הארגון. טענה זו שגוייה מיסודה. כל פעילות המתבצעת בארגון כרוכה בהקצאת משאבים ותמיד יהיה עדיף להקצות את המשאבים לערכים מוספים שייצרו הכנסות/ריווחיות לארגון. פעילות המתבצעת בארגון מבלי שיהיה לה ערך מוסף מסיתה משאבים מהעיקר אל הטפל. י

שאלה מהותית המתבקשת בהקשר זה היא “האם תוכנה יכולה לעזור בכדי שפעילויות ייתבצעו בצורה טובה יותר?”. התשובה לכך היא בהחלט כן. אך התוכנה היא האמצעי בלבד ולהשגת מטרות העסק ולא מטרה לכשעצמה. הטמעת התוכנה תאפשר לעסק “לעשות הדברים בצורה נכונה אך לא את הדברים הנכונים”. הטמעת תוכנה על בסיס שיטות עבודה קיימות “ומסורתיות” תניב תוצאות מוגבלות בלבד. קפיצת מדרגה ברמת הביצועים של העסק תבוא כתוצאה משינוי תפיסות בהתנהלות השוטפת. הנחת העבודה שהטמעת תוכנה “טובה” תאפשר לארגון להשיג יתרון יחסי היא שגוייה מיסודה. כי אם כך היה הדבר כל עסק היה מטמיע את אותה תוכנה “טובה” ובסופו של יום כל העסקים היו עובדים באותה הצורה ובלי תחרות של ממש שכן כולם עושים את אותו הדבר בצורה דומה. ברור שמצב זה הוא היפוטתי. בארץ ישנם לפחות 60 בתי תוכנה המספקים פתרונות בתחומים תפעוליים (ERP) או בתחומים של ניהול לקוחות (CRM) וגם פתרונות המשלבים בין שניהם. לכל אחד מבתי התוכנה הללו ישנן עשרות התקנות בבתי עסק ולחלקם אפילו מאות. ריבוי זה של פתרונות תוכנה היא ההוכחה שבתי עסק, גם אם הם באותה התעשייה, עובדים בצורה שונה. הדבר שמבדל בין אותם עסקים זו לא התוכנה אלה בעיקר אופן ביצוע הפעילויות.  מייקל פורטר, אמריקאי נוסף הנחשב לגורו אסטרטגי טען כבר בשנות ה-80 שישנם שתי דרכים עיקריות להשיג יתרון יחסי: האחת, לבצע פעילויות שונות מאלה של המתחרים או לבצע פעיליות דומות בדרכים אחרות.י

המסקנה המתבקשת בסוגיה זו של שיפור ביצועים (תפעוליים ופיננסים) בבית העסק באמצעות תוכנה היא שראשית יש להערך מבחינה עסקית בהתאם ליעדים שהארגון קובע לעצמו ורק לאחר מכן לבחור תוכנה שתסייע בהשגת יעדים אלה. לצורך זה קיימים 60 פתרונות וכולם טובים. השאלה הגדולה היא מה מתאים לבית העסק שלי.י

בהצלחה